IP: Zbiranje zasebnih kontaktov zaposlenih
Informacijski pooblaščenec je izdal mnenje, v katerem je poudaril, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov temeljiti na eni izmed pravnih podlag iz prvega odstavka 6. člena GDPR ob upoštevanju temeljnih načel GDPR.
Mnenje je bilo objavljeno 18. 5. 2026.
Vprašanje, ali lahko delodajalec od zaposlenih zahteva zasebno telefonsko številko ali zasebni elektronski naslov, se v praksi pojavlja zelo pogosto. Organizacije želijo zagotoviti hitro komunikacijo, dosegljivost zaposlenih in učinkovito izvajanje delovnih procesov, vendar takšna obdelava osebnih podatkov odpira pomembna vprašanja glede zakonitosti, sorazmernosti in ustrezne pravne podlage.
Pri presoji dopustnosti takšne obdelave je treba izhajati iz določb Splošne uredbe o varstvu podatkov ter nacionalne delovnopravne zakonodaje. Delovno razmerje namreč predstavlja specifično razmerje moči, v katerem je zaposleni praviloma šibkejša stranka, zato uporaba posameznih pravnih podlag ni vedno enostavna ali samoumevna.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih
Vsaka obdelava osebnih podatkov mora temeljiti na eni izmed pravnih podlag iz prvega odstavka 6. člena GDPR. V delovnih razmerjih pa je treba dodatno upoštevati tudi 48. člen ZDR-1, ki določa, da se osebni podatki zaposlenih lahko zbirajo, uporabljajo in posredujejo le, kadar to določa zakon ali kadar je obdelava potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v povezavi z njim.
To pomeni, da delodajalec ne sme zbirati osebnih podatkov zgolj zato, ker bi mu to olajšalo organizacijo dela ali komunikacijo.
Zasebna telefonska številka in zasebni e-naslov nista samoumevna podatka
Informacijski pooblaščenec poudarja, da ZEPDSV posebej ne določa možnosti zbiranja zasebnih kontaktnih podatkov zaposlenih. Prav tako takšni podatki praviloma niso nujno potrebni za izvajanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. To v praksi pomeni, da delodajalec praviloma ne more avtomatično zahtevati zasebne telefonske številke ali zasebnega elektronskega naslova zgolj zaradi organizacijskih razlogov ali hitrejše komunikacije.
Privolitev zaposlenega ni vedno primerna rešitev
V praksi delodajalci pogosto posežejo po privolitvi zaposlenega. Na prvi pogled se takšna rešitev zdi enostavna, vendar je prav pri delovnih razmerjih uporaba privolitve posebej občutljiva. GDPR zahteva, da je privolitev svobodna, konkretna, informirana in nedvoumna. V delovnem razmerju pa obstaja izrazito neravnovesje moči med zaposlenim in delodajalcem, zaradi česar je vprašljivo, ali lahko zaposleni privolitev dejansko poda brez občutka pritiska ali strahu pred negativnimi posledicami.
Informacijski pooblaščenec zato poudarja, da je obdelava zasebnih kontaktnih podatkov zaposlenih na podlagi privolitve dopustna zgolj izjemoma in le pod pogojem, da zavrnitev privolitve nima nikakršnih posledic za delovno razmerje ali pravni položaj zaposlenega Delodajalec mora zaposlenemu jasno predstaviti, da posredovanje zasebnih kontaktnih podatkov ni obvezno. Prav tako mora zaposleni imeti možnost, da kadarkoli privolitev prekliče brez negativnih posledic.
Če organizacija v praksi ustvarja občutek, da je posredovanje zasebne številke pričakovano ali nujno za dobro sodelovanje, je lahko vprašljiva že sama prostovoljnost privolitve.
Celotno mnenje IP RS je dostopno tukaj.
Vir: IP RS
Naslovna fotografija: Pexels
